Ha nincs rendszer az irodai dokumentumok tárolásában, ha nem tudjuk, hogy melyik iratot meddig kell megőrizni, ha felesleges iratok akadályozzák a fontos dokumentumok megtalálását, akkor lassul az ügyintézés, kaotikus állapotok alakulhatnak ki. Ráadásul a rendetlenség látszata frusztráló a munkaársak számára. Erre a problémára kínálnak megoldást Nyugat-Európában és az Egyesült Államokban a profi iratkezelő szolgáltatók, akik vállalják, hogy rövid idő alatt rendet tesznek az aktahalmok között. és csak az marad az irodában, amire valóban szükség van. Kizárólag ezzel a profillal még nem sok vállalkozás működik, más tevékenységgel kombinálva -mint például rendezvényszervezés, könyvelés, titkárnői munka -már többen vállalnak ilyesmit. Egy iratkezelő üzletág kiépítéséhez fontosnak tűnik a már létező munkakapcsolat a megcélzott céggel, ugyanis az iratrendezők bizalmas iratokkal dolgoznak, belelátnak egy vállalkozás működésébe. Nem csupán cégeknek lehet a szolgáltatást felkínálni. Jó körülmények között élő, elfoglalt. a rendrakásra nem figyelő menedzserek is igényt tarthatnak erre otthoni dolgozószobájukban.
